Pomoc, nechodí mi e-maily!

Končí vám důležité e-maily ve spamu? Zprávy z kontaktního formuláře na webu neprocházejí spam filtrem? Neexistuje na to úplně snadné řešení, ale něco málo pro zvýšení doručitelnosti e-mailů přece jen udělat můžete.

Proč e-maily padají do spamu

E-maily padají do spamu proto, že je služba, která provozuje vaši e-mailovou schránku (Gmail/Google, Seznam, Microsoft 365, hosting, kde máte web…), vyhodnotí jako rizikové. Stává se to ve chvíli, kdy máte například

1. nově zaregistrovanou doménu, 
2. e-mail „zní spamovitě“ (třeba adresa klikni@xyz.cz doručitelnosti příliš nepomůže),
3. e-mailová služba zpřísní podmínky pro to, co jí připadá nebezpečné.

V posledním případě se stává, že do spamu začnou náhle padat i e-maily, které do té doby chodily bez problémů.

Co dělat, když e-maily padají do spamu vám

Jedná-li se o e-maily, který (ne)chodí vám, je nejrychlejším řešením přidat si odesílatele do kontaktů, případně nastavit filtr, který říká „přijde-li e-mail z jakékoli adresy na doméně XYZ, neoznačuj ho jako spam“. Například v Gmailu to vypadá takto:

Nastavení filtrů je standardní součástí jakéhokoli e-mailového řešení. Googlete návod; nebo, pokud vám e-maily někdo spravuje (firemní IT), dejte jim vědět, filtry vám nastaví.

Co dělat, když e-maily od vás padají do spamu ostatním

Tato situace je podstatně nepříjemnější. Zejména proto, že ji nemáte plně pod kontrolou, protože závisí na nastavení e-mailu příjemce. Následující kroky vám ale pomůžou doručitelnost e-mailů alespoň trochu podpořit.

1. Používejte e-mail, který nezní spamovitě

Názvy jako kliknisem@xyz.cz, kacer123456789075@seznam.cz mají větší šanci, že skončí ve spamu. Držte se raději nudné (ale profesionálnější) klasiky – jmeno.prijmeni@gmail.com, jmeno@xyz.cz, objednavky@xyz.cz. 

2. Požádejte příjemce svých e-mailů, aby si vaši adresu přidali do kontaktů

Pokud si ti, komu vaše e-maily chodí, přidají vaši adresu do kontaktů (případně si nastaví filtr podle návodu výše), máte vyhráno. Většina newsletterů k tomu proto odběratele přímo vyzývá, nejčastěji hned v potvrzovacím e-mailu.

Nastavit filtr ale vyžaduje práci. Je to sice jen pár kliknutí, ale většina lidí do toho tu energii jen tak nedá. Spolehnout se na toto řešení tedy nemůžete.

3. Podpořte důvěryhodnost odesílající e-mailové služby

3.1. Freemail (Gmail, Seznam apod.)

Používáte-li všeobecně známé freemailové řešení (například Gmail) a dodržíte-li bod 1, pravděpodobně nikomu ve spamu neskončíte. Jen pozor na to, do jaké země píšete. V tuzemsku je adresa končící na @seznam.cz nebo @centrum.cz dobře známá, zahraniční e-mailové služby ji už mohou vyhodnotit jinak.

3.2. Ověřené e-mailové řešení (Google Workspace, Microsoft 365 apod.)

To samé platí ve chvíli, kdy pro e-mail s vlastní doménou používáte ověřené e-mailové řešení typu Google Workspace nebo Microsoft 365. Pak jste také „za vodou“, protože většina e-mailových klientů vyhodnotí zprávy zasílané ze serverů těchto velkých poskytovatelů jako bezpečné.

3.3. Vlastní e-mail od hostingu

Možná máte vlastní doménu a k ní nějaké ty e-mailové schránky. Zkontrolujte, že máte na hostingu správně nastavené technologie SPF, DKIM a DMARC (validační metody pro zvýšení důvěryhodnosti odesílaných e-mailů). Většina hostingů na to bude mít návod (případně vás na něj nasměruje podpora), nebo vám záznamy nastaví váš webař. 

4. Web na WordPressu: odesílejte přes bezpečnější protokol SMTP

E-maily z webu na WordPressu se zasílají například když návštěvník vyplní kontaktní formulář, případně se na webu zaregistruje. WordPress v základu odesílá e-maily prostřednictvím PHP funkce mail() z adresy wordpress@xyz.cz. Tyto zprávy jsou ovšem často vyhodnoceny jako nebezpečné. 

Předejít tomu můžete tak, že maily budete odesílat prostřednictvím protokolu SMTP. V tu chvíli se zprávy odesílají z existující adresy na vaší doméně (například noreply@xyz.cz), která má správně nastavené validační metody (viz bod 3.3.).

SMTP můžete nastavit sami přes některý z mnoha pluginů (například WP Mail SMTP), nebo se obrátit svého webaře. Není od věci, že v placených verzích pluginy nabízejí řadu zajímavých možností, například logování odeslaných e-mailu a podobně.

Toto je tedy výčet kroků, které můžete udělat proto, aby vaše e-maily nekončily ve spamu – i když se bohužel nikdy nebude jednat o stoprocentní řešení. 

Samostatnou kapitolou je pak rozesílání hromadných e-mailů přes různá e-mailingová řešení (newsletter). Toto téma však už spadá mimo tento článek.

Bonus navíc: doménový koš

Závěrem přidám ještě tip, který s doručováním e-mailů souvisí jen okrajově, ale v e-mailovém ekosystému vašeho webu má také své místo. Jedná se o tzv. doménový koš, neboli catch-all forwarder. Je to pravidlo, které říká, že pokud na váš mailserver přijde e-mail zaslaný na neexistující adresu, přepošle se na adresu existující.

(Příklad: návštěvník webu se přepíše a místo na adela@vasedomena.cz odešle e-mail na adwla@vasedomena.cz. Vy ale máte na webu nastavený doménový koš, a proto vám chybně adresovaný e-mail stejně přijde).

Doménový koš rozhodně doporučuji nastavit. Opět hledejte v návodech hostingu, návodech pro vaše e-mailové řešení, případně se obraťte na svého webaře či správce IT.